Mukavuusalue on maailman aliarvostetuimpia paikkoja. Trendikkäissä mietelauseissa väitetään, että elämä alkaisi muka vasta mukavuusalueelta poistuttua. Mahdollista tuokin, mutta varainhankinnan näkökulmasta monet, varsinkin vapaaehtoisvoimin pyörivät yhdistykset, viettävät mukavuusalueella ihan liian vähän aikaa.
Miksi mukavuusalue ei houkuta?
Varainhankinnan mukavuusalueella jäsenmaksut saapuvat ajallaan, varainkeruutuotteet myyvät tasaisesti ja sponsorisuhteet pysyvät ja kasvavat. Joku — kyllä, juuri se kuuluisa Joku — hoitaa toiminta-avustuksen hakemisen ja raportoinnin. Näissä asioissa ei sinänsä ole uutisoitavaa kenelläkään, sillä juuri näinhän kaikein pitääkin rullata. Mikään näistä asioista ei tapahdu itsestään vaan kaikki vaatii panostusta, ja kaikki tähän panostettu aika on pois jostain muusta, jännittävämmästä toiminnasta. Rutiineista kannattaisi pitää hyvää huolta, sillä niiden laiminlyöminen voi tulla kalliiksi.
Jäsenrekisterin ylläpito, varainhankintatuotteiden varaston seuranta ja tilaukset tai apurahojen raportointi eivät kuitenkaan ole sellaista pyörän uudelleen keksimistä, josta jaettaisiin mitaleja tai edes merkittävää selkääntaputtelua. Itse haluaisin keksiä pyörän uudelleen päivittäin enkä kieltäydy myöskään selkääntaputtelusta.Samoin tuntuu ajattelevan suuri osa yhdistysaktiiveista, joiden päässä pörrää hillittömällä vauhdilla uusia ideoita. Miksi kukaan haluaisi homehtua mukavuusalueella, kun seireenit hoilottavat täyttä kurkkua ja kutsuvat uusiin leikkeihin?
Pidä mukavuusalue siistinä
Ei siis ihme, että varsinkin pienemmissä yhdistyksissä rutiineille viitataan kintaalla ja otetaan samalla taloudellisesti takkiin. Eräässä yhdistyksessä jäsenrekisteri oli vuosia ei-kenenkään-maata, jonka päivittäminen ei ollut varsinaisesti kenenkään vastuulla. Osoitteenmuutokset saapuivat yhdistyksen sähköpostiin ja joskus niihin myös kohteliaasti vastattiin, mutta muutokset jäivät päivittämättä rekisteriin. Se kun ei varsinaisesti ollut kenenkään vastuulla: kukaan ei saanut siitä palkkaa eikä myöskään merkittävää selkääntaputtelua, mainetta ja kunniaa. Rahaa ei tosin saanut muutenkaan juuri kukaan, mutta muita palkintoja sai uusia uria avaavista hankkeista ja muusta näkyvästä toiminnasta.
Seurauksena oli se, ettei jäsenmaksulaskuja koskaan lähetetty näille jäsenille ja yhdistykseltä jäi vuosien mittaan merkittävä summa jäsenmaksuja saamatta. Lisäksi välinpitämätön käytös asiasta kiinnostuneita ihmisiä kohtaan loi kuvaa paikallaan polkevasta yhdistyksestä, joka ei uusia ihmisiä kaipaa. Luultavasti jossain on edelleen henkilöitä, jotka ihmettelevät harmistuneina, miksei kyseinen yhdistys halunnut pitää heitä jäseninään.
Kyydistä tipahtaneiden jäsenten tuoma jäsenmaksutulo olisi ollut useita satoja euroja vuodessa, mahdollisesti jopa kymmenien vuosien ajan. Suurempi jäsenmäärä olisi tuonut yhdistykselle myös enemmän painoarvoa erilaisia avustuksia ja apurahoja haettaessa. Mikäli heitä olisi aktiivisesti kannustettu toimintaan, kuka tietää mitä olisi voinut tapahtua. Nyt nuo mahdollisuudet menetettiin, koska yhtä sinänsä yksinkertaista rutiinia ei saatu pyörimään kunnolla.
Kuinka saada rutiinit rullaamaan?
Kuinka itsensä ja yhtä riehakkaat yhdistyskaverinsa sitten saisi suitsittua rutiinien raskaan, joskin kieltämättä tärkeän kuorman eteen? Pitäisikö kysyä, suostuisiko äiti hoitamaan nämä hommat? Tai hankkia sokeasti ihaileva poika/tyttö/muuystävä, joka kirjoittaa puolestasi hankehakemuksia ja lähettää jäsenmaksulaskut joka niemeen, notkoon ja saarelmaan? Kaikkia näitä tapoja on menestyksekkäästi käytetty yhdistystoiminnassa, mutta elleivät ne syystä tai toisesta sovi elämäntapaasi, perhetilanteeseesi tai henkilökohtaisiin moraalikäsityksiisi, on muitakin keinoja.
Kaikkein tärkeintä on, että toimintatavat on suunniteltu ja että on olemassa henkilö tai henkilöt, joiden tehtäviin ne kuuluvat. Jaettu vastuu päätyy myös usein käytännössä ei-kenenkään-vastuuksi. Jos päädytte jakamaan tehtäviä, jakakaa ne tarkasti ja selkeästi. Monesti oletetaan että asiat hoitavat itse itsensä. Tehtävät hoituvatkin kuin itsestään silloin kun on itse innostunut ja energiaa riittää. Kaikki päivät eivät kuitenkaan ole niitä parhaita, mutta maailma ei tätä ymmärrä vaan vaatii yhdistykseltä erilaisia asioita myös silloin kuin yhdistysaktiivia ketuttaa. Tällaisia päiviä varten tarvitaan selkeä työnjako ja tietoisuus siitä, että tehtävä on velvollisuus, joka on hoidettava.
Sinänsä helpoin tapa saada rutiinit rullaamaan on palkata joku hoitamaan niitä. Tämä ei suinkaan aina tarkoita kokopäiväisen työntekijän palkkaamista, sillä jo muutaman tunnin kuukausittaisella panostuksella voidaan saada paljon aikaan. Raha on voimakas motivaattori, ja se antaa maksajalleen myös oikeuden vaatia tuloksia. Rahan lisäksi ihmisiä motivoi myös kiitos. Mikäli joku hoitaa vapaaehtoistyönä jäsenrekisteriänne, kirjoittaa toimintakertomuksenne, hakee ja raportoi hankeavustuksia ja myy varainhankintatuotteitanne, hän ansaitsee selkääntaputtelua, skumppaa ja vähintäänkin puheen yhdistyksen suurimmassa vuosittaisessa tilaisuudessa. Yhdessäkään yhdistyksessä rutiinit eivät hoida itse itseään, ne hoitaa ihminen, joka ansaitsee ison kiitoksen.
Jos haluat keskustella hankehakemuksista, laskutuksesta ja joukkorahoituskampanjoista hyvässä seurassa, tule Varainhankinnan peruskurssille kevätlukukaudella 2017! Opetan kurssia keväällä Espoossa, Tampereella ja Porissa.
Jokainen tykkäys, jako ja kommentti tuo blogin uusien lukijoiden silmien eteen. Joten olen tosi iloinen, jos käyt tykkäämässä Rahaa rattaisiin -sivusta Facebookissa!
