Multitaskaa harkiten: 4 vinkkiä tehtävien jakamiseen

Kesäjuhlien järjestelyt polkevat paikallaan, sillä puheenjohtaja haluaa päättää kaikesta, eikä häneltä olla vielä saatu lausuntoa kahvileivän valinnasta. Juhlien rahoituksesta taas uupuu useampi tonni, sillä puheenjohtaja ei kahvileivän valinnaltaan ehdi neuvottelemaan sponsoreiden kanssa. Näyttää ikävästi siltä, että varojen tuomisen sijaan tapahtuma pikemminkin vie niitä. Ilmainen neuvo kaikille johtajille ja muille päsmäreille…. tai siis aktiivisille ihmisille: multitaskaa harkiten ja pistä toiset hommiin.

Kuinka tehtäviä siis jaetaan niin, että ne tulevat tehdyksi? Tarpeeksi pitkään kokouksissa marinoitunut yhdistysaktiivi muistanee tilanteita, joissa myöntyväinen jäsen on kovalla tohinalla nimetty yhdistyksen jonkin aihealueen vastaavaksi. Ja tähän vastaamisen kohteena ollut asia on jäänyt, jäsen sen sijaan on joko kadonnut tai kertoilee tavattaessa vuolassanaisesti kiireisestä elämästään. Vaikeaan kysymykseen ei olekaan olemassa yhtä oikeaa vastausta, mutta ehkä näistä vinkeistä löytyy ajattelemisen aihetta.

 

  1. Tavoite selvillä
    Elefantti syödään pala kerrallaan ja samalla taktiikalla myös julkaistaan kirjoja, järjestetään tapahtumia ja tehdään isompia asioita kuin vielä äsken oltaisiin osattu kuvitellakaan. Kun tehtäviä jaetaan, täytyy jokaisella olla tiedossa, mitä häneltä varsinaisesti odotetaan. Jos tehtävänä on ”huolehtia kesäpäivien viestinnästä”, joku voi pitää Facebook-tapahtuman luotuaan tehtävää suoritettuna, siinä missä joku aloittaisi työt miettimällä kesäpäivien tarkoitusta ja kohderyhmää. Kolmas soittelisi kaikille tutuilleen Perä-Syrjälän Sanomien toimituksessa ja neljäs keskittyisi luomaan upeaa tapahtumajulistetta. Jos kaikki kelpaa, silloin ”viestinnästä huolehtiminen” on riittävän yksityiskohtainen tehtävänanto. Jos ei, on syytä olla hiukan tarkempi.
  2. Oikea ihminen oikeaan tehtävään
    Kaikkea voi oppia tekemään, mutta kaikkea ei kannata opetella, koska aikamme on rajallista, samoin kykymme kestää pettymyksiä. Sen sijaan kannattaa valita tehtävään ihminen, joka jo osaa sen tai opettelee mielellään (ja jolla on tarvittavat resurssit oppia tarpeeksi nopeasti). Samalla täytyy hyväksyä, ettei täydellistä ihmistä eikä edes täydellistä yhdistysaktiivia ole olemassa, eikä vapaaehtoistehtäviin ole aina tunkua. Joten sillä mennään mitä on tarjolla ja sopeutetaan odotukset todellisuuteen.
  3. Oikeat resurssit
    Kokemukseni mukaan oma budjetti on pistämätön innostaja. Tehtävästä riippuen kyseessä ei edes tarvitse olla mikään suuri summa, jo pienikin taloudellinen valta ja vastuu osoittaa ihmiselle että häneen luotetaan. Antamalla muille vastuuta rahankäytöstä välttyy myös jatkuvilta kyselyiltä siitä, saako 90-vuotiaan kunniavieraan kanssa kulkea taksilla vai mennäänkö bussilla, saako kuivuneiden fläppitaulun tussien tilalle ostaa uudet ja ostetaanko esiintyjille kiitoskukiksi ruusuja vai neilikoita.
  4. Matkanvarren tarkistuspisteet
    Tehtävien jakaminen ei tarkoita ikuisessa yksinäisyydessä puurtamista. Jos kyseessä on iso tehtävä, kannattaa suunnitella matkan varrelle tarkistuspisteitä eli sopia etukäteen, koska katsotaan yhdessä miten homma sujuu. Tällöin vältytään siltä, että tuntia ennen kesäjuhlien alkua huomataan ettei kukaan ole hoitanut äänentoistoa paikalle, lippukassasta puuttuu vaihtorahat ja vaivalla tehdyt tapahtumajulisteet ovat edelleen nippuna toimiston nurkassa.

 

Saisinko lähettää sinulle muutaman kerran vuodessa sähköpostia? Kerron uutiskirjeessä tulossa olevista kursseista ja muusta kiinnostavasta. Uutiskirjeen voi tilata täällä.

Muistahan käydä Rahaa rattaisiin -sivusta Facebookissa!

Vastaa

Sähköpostiosoitettasi ei julkaista. Pakolliset kentät on merkitty *