Perä-Syrjälän kyläyhdistyksen kokous on kestänyt jo kolme tuntia, mutta Korhosen Mari se vain jaksaa jaaritella kevätriehan mahdollisista äänihaitoista, koska juhlapaikan lähellä asuva Virtasen Jaska, sinänsä mukava joskin viinaanmenevä mies, sanoi kerran, että mukavahan se on kerran vuodessa kuunnella elävää musiikkia omalla terassilla, mutta pakkoko oli edellisellä kerralla ottaa naapurikylän metallilapsikuoro esittämään Demoni söi emoni ja vääntää vahvistinten volyymit kaakkoon. Kappalevalinta oli jo sinänsä arveluttava, kuten myös kevätriehan taiteellinen johtaja, joka sattuu myös olemaan Marin eksän nyksä. Mari ei lopeta sitten millään, palaveripulla on jo loppu ja on vessahätäkin.
Mitä tällaisessa tilanteessa voi tehdä? Miten jaarittelijat saa kuriin? Puheen johtaminen on, sinänsä yllätyksettömästi, puheenjohtajan tehtävä. Muillakin kokouksen osanottajilla on keinoja: seuraavaan aiheeseen siirtymistä voivat toki ehdottaa muutkin, jos näyttää siltä ettei puheenjohtaja saa kokousta sujumaan jouhevasti.
Nämä keinot edistävät tehokasta ja aikaansaavaa kokoustamista. Mikä tärkeintä: kokoustekniikkaa, viestintää ja myös sosiaalisia taitoja voi oppia!
- Uskallus puuttua puheeseen
Kokouksen puheenjohtajalla on valta rajoittaa puheenvuorojen pituutta tai jopa olla kokonaan myöntämättä puheenvuoroa. Jos tuntuu vaikealta esimerkiksi keskeyttää itseään vanhempia ihmisiä, täytyy muistaa, että puheenjohtaja käyttää hänelle uskottua valtaa. Yhdistyksen jäsenet ovat luottaneet häneen niin paljon, että ovat valinneet hänet hallituksen puheenjohtajaksi. Ollakseen luottamuksen arvoinen täytyy uskaltaa tehdä asioita, jotka ehkä tuntuvat vähän epämukavilta.Pitämällä keskustelun asiassa puheenjohtaja kunnioittaa kaikkien kokoukseen osallistuvien aikaa.
On täysin mahdollista, ellei jopa todennäköistä, että Korhos-Marin purkaus eksänsä nyksän huonosta arvostelukyvystä tuntuu muistakin hallituksen jäsenistä hieman tarpeettomalta, vaikka meluhaitat ovatkin tärkeä aihe. ”Kiitos, että toit asian hallituksen tietoon. Viesti välitetään eteenpäin. Siirrytään nyt seuraavaan aiheeseen” on kohtelias tapa mennä eteenpäin.
- Selkeä ja tarkoituksenmukainen esityslistaEsityslista kertoo, mikä on se varsinainen asia, josta nyt on tarkoitus puhua. Ja kun tietää, mikä on asia, on siinä pysyminen paljon helpompaa.Esityslistan ja kokouksessa käytävän keskustelun oltava myös tarkoituksenmukaisia. Kaikkea ei ole järkevää käydä hallituksessa läpi, vaan vastuuta ja samalla toimivaltaa on osattava jakaa, jotta hallitus voi keskittyä omiin tehtäviinsä.
Perä-Syrjälän kyläyhdistyksen hallituksen puheenjohtaja esimerkiksi voisi kertoa Korhosen Marille, että Jaskan terveiset välitetään kevätriehatoimikunnalle. Se asia on siis käsitelty ja nyt siirrytään keskustelemaan seuratalon vuotavasta katosta, jonka korjaamiseen otettavaa lainaa kevätriehankin tuloilla maksetaan.
- Selkeä kesto
Jos kokouksen kestoksi on sovittu vaikkapa kaksi tuntia, tällöin on helppoa (tai ainakin helpompaa) toimia ripeästi. Jos kokouksen päättymisaika on tiedossa, täytyy puheenjohtajan varmistaa, että pysytään esityslistassa. Kokoukseen on myös mukavampi osallistua, kun tietää etukäteen, koska pääsee jatkoille/seuraavan kokoukseen/sohvalle.
Ellei päätöksiä saada sovitussa ajassa aikaiseksi, niiden tekemistä täytyy lykätä. Asian voi jättää pöydälle, eli käsiteltäväksi seuraavalla kerralla. Päätettävänä olevaa asiaa voi myös selvittää lisää ja tuoda seuraavaan kokoukseen lisätiedoilla täydennettynä. Hätiköityjä päätöksiä ei kannata tehdä vain siksi, että saataisiin päätettyä edes jotain. Toki joskus on kiire ja päätös on saatava heti: vaatii viisautta nähdä nämä tilanteet.
- Ennalta sovitut puheenvuorojen pituudet
Jos puheenvuorojen pituus on sovittu etukäteen, kukaan ei voi väittää puheenjohtajan rajoittavan juuri hänen puheitaan. Puheenvuorojen pituuden kurissa pitämisessä voi auttaa vaikkapa vanha kunnon tiimalasi. Kun hiekka on kulunut loppuun, on aika hiljetä.Kuulumiskierros hallituksen kokouksen alussa voi olla hyvä idea, jottei keskustelu myöhemmin karkaa niin helposti sivuraiteille. Sään päivittelyn lisäksi voidaan jakaa uusimmat juorut, eli tiedottaa, kuka lähti naapurikylän kevätriehasta heinälatojatkoille kenenkin kanssa ja onko totta, että Yrjätsalon yrittäjien puheenjohtaja on taas sinkku.
Joskus voi olla hyvä varata aikaa myös höyryjen ulos päästämiselle. Jos jossain hankeessa asiat ovat menneet päin sitä itseään, ehkä aiheen käsittelyn voi aloittaa virallisella valitus- ja rutkutuskierroksella. Kun se on ohi, epäonnistumisten päivittelyyn ei enää kokouksessa palata.
Mitä sujuvampia kokoukset ovat, sitä todennäköisempää on, että yhdistyksen hallitus jaksaa panostaa tehtäväänsä. Tällöin myös uusien hallituksen jäsenten rekrytoiminen on tulevaisuudessa helpompaa. Hyvin hoidetussa yhdistyksessä on ilo olla mukana!
Jos pidit tästä jutusta, saatat pitää näistäkin:
Multitaskaa harkiten: 4 vinkkiä tehtävien jakamiseen
