Joskus ei voi olla ihan varma, onko yhdistyksen toimitiloissa vallitseva tilanne arkisto, kaatopaikka vai kenties sensaatiohenkinen TV-ohjelma hamstraavista oikeushenkilöistä. Näin väittää aikaansaamisen asiantuntija, kansiosukeltaja Jenni Kallionsivu, joka on elämänsä aikana nähnyt monenlaisia ”arkistojen” ”aarteita”. Kaikilla meillä on omat kotkotuksemme, myös oikeushenkilöillä kuten yhdistyksillä. Kutsuttakoon sitä sitten vaikkapa organisaatiokulttuuriksi, jossa ei koskaan heitetä mitään pois.
Mitä siis tehdä, ellei toimistoon enää mahdu, koska se on täynnä kirjanpidon tositteita 1990-luvulta ellei kauempaakin, jonkun, työn jäljestä päätellen toivottavasti lapsen, piirustuksia määrittelemättömältä aikakaudelta ja laatikkokaupalla Internetin mahdollisuudet -painotuotetta? Kaiken kruunaa vielä pahvi-Pena eli elävän kokoinen malli yhdistyksen aiemmasta puheenjohtajasta. (Tällaista en ole vielä oikeasti nähnyt. Koska osa lukijoista saattaa olla alaikäisiä, en voi kertoa kaikesta näkemästäni. Edustakoon pahvi-Pena siis sitä, mistä ei voi puhua.) Oikeastaan pitäisi miettiä, miten tällaiselta tilanteelta vältytään: tässä siis muutama elämää nähneen ja kokeneen yhdistyskonkarin neuvo.
1. Päättäkää etukäteen, mitä kannattaa säilyttää. Tarpeellisen ja tarpeettoman erottelussa voi auttaa vaikka Yksityisten keskusarkistojen arkistointiopas. Kirjanpitoaineiston säilyttämistä määrittelee laki, ja säilytysaika on aineistolajista riippuen 6-10 vuotta. Kun aineiston säilyttämiselle ja pois heittämiselle on etukäteen määritellyt säännöt, ei jokaista paperia tarvitse käsitellä hallituksen kokouksessa.
2. Henkilötietoja sisältävän tai muuten salassa pidettävän materiaalin voi tuhota turvallisesti. Niitä ei siis tarvitse säilyttää loputtomiin siksi, ettei niitä uskalleta heittää paperinkeräykseen. Sitä ei tässä tapauksessa missään nimessä kannatakaan tehdä, jotteivat tiedot päätyisi vääriin käsiin! Silppuri kuuluu toimiston tarpeellisiin välineisiin eivätkä sellaiset maksa maltaita. Jätehuoltoyhtiöillä on palveluita, joiden avulla voi tuhota kerralla suuren määrän paperia tai muuta tietoturvajätettä turvallisesti. Satunnaiset pienet määrät hävitettävää paperia voi myös vaikkapa polttaa.
3. Kierrättäminen vie aikaa. Jos haluaa toimia vastuullisesti, ei voi selvitä yhtä helposti ja nopeasti kuin kippaamalla kaiken sekajätteeseen. Tämänkään takia ei kannata päästää toimitiloja (tai kodin nurkissa pyörivää yhdistyksen varastoa) raivausta vaativaan kuntoon. Laitteet kannattaa kierrättää silloin kun niiden käyttäminen lopetetaan, viedä epämääräiset mutta käyttökelpoiset roinat kierrätyskeskukseen ja kantaa pullotkin takaisin kauppaan edes joskus. Näin välttyy tilanteelta, jossa muuttoauto tulee tunnin päästä ja kaikki mikä ei mahdu mukaan, on heitettävä roskiin.
4.Arkisto on arkisto vain silloin, jos tiedetään, mitä se sisältää. Tämä koskee myös kuva-arkistoa. Valokuviin on merkittävä, keitä kuvassa on, koska ja missä kuva on otettu ja kuka sen on ottanut. Muuten kuva tilanteesta, jossa seuran perustajäsenet nostavat maljan 10-vuotisjuhlan kunniaksi voidaan tulkita tilanteeksi, jossa huru-ukot ottavat kuppia. On ehkä houkuttelevaa ajatella, että meillä Perä-Syrjälässä/kulttuurialalla/Pannukahviseurassa kaikki ovat tuttuja elleivät jopa sukua tai vähintäänkin napalankoja keskenään. Joten kyllähän kuvista näkee, keitä siinä on! Jos haluaa jättää toiminnastaan jälkiä tuleville sukupolville, täytyy kuitenkin pitää huolta näiden jälkien luettavuudesta.
Jos haluat lukea lisää siitä, mitä eri asiakirjoille pitäisi tehdä, lue nämä:
Yhdistyksen hallituksen kokouksen pöytäkirja: julkinen vai ei?
Mitä tehdä vanhalla apurahahakemuksella?