Kävipä kerran niin, että elintarviketehtailija Pena Kallinen ehdotti yhteistyötä Pannukahviyhdistyksen kanssa. Penan omistama Happy Hipster -panimo oli laajentanut toimintaansa kahvipaahtimoksi, koska eihän kukaan voi olla jatkuvasti pienessä sihneessä, ei edes ahne sisko. Pannukahviyhdistyksen pitkäaikaisena jäsenenä Pena tuumasi, kuinka mahtavaa olisi järjestää yhdessä kahvifestarit, joihin Happy Hipster toisi Kallisen mokka -uutuuskahvinsa ja Pannukahviyhdistys kaikki faninsa. Lisäksi voitaisiin tarjota jekkupiparia ja Pertin vanikkaa.
Kumma kyllä, yhdistyksen hallitus torjui ehdotuksen. Kuullessan tästä puheenjohtaja Pena halusi ehdottomasti nähdä kyseisen kokouksen pöytäkirjan, ainahan oli mahdollista että puheenjohtaja vaikkapa väisti muurin, siis hankalien päätösten muurin, tai vaikkapa muisti väärin. Penalle ei kuitenkaan annettu Pannukahviyhdistyksen hallituksen kokouksen pöytäkirjaa nähtäväksi. Voiko näin tehdä?
No periaatteessa kyllä voi, vaikka onkin ikävää että Penalla on paha mieli. Yhdistyksen jäsenellä on yhdistyslain mukaan oikeus nähdä yhdistyksen kokouksen (jota usein kutsutaan vuosikokoukseksi: yhdistyksen kokoukseen kutsutaan kaikki sen jäsenet) pöytäkirja, mutta hallituksen kokousten pöytäkirjoja tämä ei koske. Hallitus voi toki itse päättää, että sen pöytäkirjat ovat julkisia. On myös mahdollista, että yhdistyksen kokous päättää hallituksen kokousten pöytäkirjojen olevan jatkossa julkisia.
Entä kannattaako hallituksen kokouksen pöytäkirjoista tehdä julkisia? Tähän ei ole yhtä ainoaa oikeaa vastausta, mutta J. Kallionsivun kanta asiaan on, että tämä riippuu siitä, millaisia asioita kokouksissa käsitellään sekä myös siitä, mitä julkisuudella tarkoitetaan. Jos kyseessä on vaikkapa pieni opiskelijayhdistys, jonka päätarkoitus on järjestää bileitä, julkaiseminen vaikka yhdistyksen nettisivuilla voi olla hyvinkin järkevää tai ainakaan siitä ei ole kenellekään haittaa. Jos taas käsiteltävänä on erilaisia sopimus- ja henkilöstöasioita, voi olla, ettei pöytäkirjojen julkistaminen olisi asiallista eikä kaikilta osin edes sallittua.
Pöytäkirjat eivät myöskään välttämättä kerro yhdistyksen toiminnasta kovinkaan kattavasti ihmiselle, jolla ei ole taustatietoja tai aikaa lukea isoa nivaskaa kerralla. Informaatiota on nykyihmiselle tarjolla loputtomiin, ja tarve olisikin usein ennemminkin taitavalle tiivistämiselle. Jos kokouksissa käsitellyistä asioista haluaa kertoa jäsenille tai muulle yleisölle, ehkä kannattaa nähdä hiukan vaivaa ja kirjoittaa asiat auki. Tai vaikka piirtää, tai kertoa nykytanssin keinoin jossain nuorisolaissovelluksessa. Toki kirjoittaminen on jo vuosisatojen ajan hyväksi havaittu, useimpiin tilanteisiin sopiva tapa.
On myös eroa siinä, julkaistaanko pöytäkirjat vaikkapa yhdistyksen nettisivuilla vai julkistetaanko ne, eli tehdään julkiseksi siten, että niihin saa halutessaan tutustua yhdistyksen toimitiloissa tai ne voi pyytää nähtäväkseen sähköpostitse. Jälkimmäinen voi olla hyvä toimintatapa monille yhdistyksille: kaikkea ei kannata julkaista kaikkien nähtäväksi, mutta kiinnostuneet jäsenet saavat halutessaan tutustua pöytäkirjoihin.
Miten muuten kävi Penalle? Hän neuvotteli asiasta Pannukahviyhdistyksen hallituksen kanssa, eikä kukaan loppujen lopuksi halunnut olla kelju vaikuttaja. Hallitus siis päätti, että pöytäkirjat ovat jatkossa aina julkisia. Samalla Pena sai tietää, että Kallisen mokka -kahvin nimeä pidettiin asiattomana. Hallituksen jäsenet olivat herkistyneet sanamuunnoksille tehtyään varainhankintakalenterin Rapea ukki & upea rakki, jossa seuran charmantit hopeaketut poseerasivat yhdessä hauvojen kanssa. Pena ymmärsi asian hyvin, olihan hän aiemmalla urallaan tuomari ja juristi. Nimi oli oikea Pentin virhe, mutta nyt se korjattaisiin. Happy Hipster -paahtimo etsiikin heidän ja Pannukahviyhdistyksen tulevilla festareilla uutta nimeä kahvilleen.
Jos kaipaat asiallisempaa tekstiä aiheesta, suosittelen Yhdistysten hyvä hallintotapa -julkaisua.
