Jokaiseen hakemukseen tarvitaan aina talousarvio. Realistinen, toteutettavissa oleva talousarvio. Talousarvio, joka jämäkän arvokkaasti ilmoittaa että tämä projekti se tietää kyllä mitä on tekemässä. Usko pois, se syynätään kyllä tarkasti ja arvioijat tietävät mitä asiat maksavat.
Mutta tiedätkö sinä? Aloitteleva hakemuksen kirjoittaja unohtaa helposti, että asiat maksavat enemmän kuin äkkiseltään arvaisi. Malliesimerkki on työntekijöiden palkkaaminen. Jokainen työntekijä maksaa työnantajalleen rutkasti enemmän kuin mitä itse saa käteen tai edes palkkakuitilleen. Talousarviota tehdessä tämä täytyy pitää tiukasti mielessä. Palkan sivukulujen laskemista varten löytyy erilaisia laskureita, esimerkiksi verottajan oma laskuri. Kun talousarviossasi lukee projektipäällikön (tai ihan minkä tittelin tahansa) palkka sivukuluineen, näyttää se jo astetta realistisemmalta paperilta.
Toinen aloittelevien hakemusten kirjoittaijien usein unohtama menoerä ovat hallinnolliset kulut. Ellei yhdistykselläsi jo ole ammattimaista tilitoimistoa, saadun apurahan myötä sellaiselle on todennäköisesti tarvetta. Tämä aiheuttaa tietysti kuluja. Pankin käyttö ei sekään ole ilmaista. Eivätkä mustepatruunat, postimerkit eivätkä edes paperiliittimet…. Monissa apurahaohjelmissa on tietty prosenttimäärä, jota hallinnolliset kulut eivät saa ylittää. Joka tapauksessa ne kannattaa pitää melko pieninä, alle 10% kokonaissummasta. Niiden huomioonottaminen kuitenkin kertoo, että osaat ottaa huomioon mitä kaikkea hankkeen läpivieminen vaatii.
Hakija voi tietysti tarjota sekä työntekijöitä että hallinnollisia palveluita projektin käyttöön omarahoituksena. Tällöinkin ne kannattaa kirjoittaa talousarvioon mukaan kaikkine kuluineen. Uskottava omarahoitus tarkoittaa, että hakemuksen kirjoittaja tietää, mitä hän on hankkeen käyttöön tarjoamassa ja paljonko se maksaa.
